Crear una unidad administrativa
El administrador puede crear tantas unidades administrativas como crea oportunas para una correcta gestión. Para ello, tendrá que acceder a la sección “Unidades administrativas” de la pestaña “Administrador”. Otra opción sería “Mi unidad administrativa”, que muestra la ficha de la unidad por defecto para el usuario actual.
Asignar código y nombre a la unidad
Situando el cursor en el último registro de la lista o pulsando sobre el botón “nuevo registro” se añadirá una nueva fila donde se introducirán los datos identificativos de la nueva unidad:
Código de unidad. Es un código compuesto de diez caracteres que tiene que ser único y lo suficientemente descriptivo como para identificarlo con la unidad.
Nombre de la unidad. Nombre identificativo de la unidad.
Conjunto de permisos. Este campo se completa automáticamente creando un conjunto de permisos por defecto para la unidad que coge su nombre del código. Se recomienda que las unidades administrativas tengan su propio conjunto de permisos por defecto para que puedan tramitar los trámites que pertenecen a su unidad, pero se le puede asignar cualquier otro conjunto de permisos existente en la aplicación.
Determinar si es una unidad administrativa nula
Esta característica especial sirve para indicar unidades virtuales, que no tienen porqué coincidir con una existente u operativa dentro de la organización, que son utilizadas en la definición de tipos de expediente comodín que pueden servir para más de una unidad administrativa.
Si se activa esta opción el asistente de creación de expedientes permitirá asignar una nueva unidad como responsabe tanto del expediente como de los trámites que estén asignados a la unidad nula.
Asignar roles
Una vez completados los datos identificativos de la unidad administrativa, podremos acceder a su ficha mediante el comando “roles de la unidad” y completar los datos que faltan.
En datos generales se puede modificar el conjunto de permisos que se la ha asignado en el anterior formulario, y también, tenemos la posibilidad de agregar o quitar un logotipo para la unidad y que se utilizará a la hora de crear informes.
En la pestaña “roles” se asignarán los diferentes roles que tendrá esta unidad, y por asociación, los usuarios pertenecientes a ella, seleccionándolos de la lista de roles existentes en la aplicación.
Asignar tipos de tareas
En la pestaña “Tipos de tareas” se asignarán los diferentes tipos de tareas que ésta unidad puede realizar o que se le pueden encomendar a los usuarios pertenecientes a ella.
Crear departamentos
En la pestaña “Departamentos” se van creando las diferentes subdivisiones o grupos en los que se puede dividir la unidad. Gracias a ello, se pueden organizar mejor la asignación de tareas.
Crear lista de autores
La pestaña “Autores” permite agregar una lista de autores de labores. Estos autores serán los usuarios autorizados a realizar los partes de trabajo de cada tareas que se encomiende a la unidad.
