Tareas
Qué es una tarea
Se denomina tarea a la labor o trabajo que atiende una demanda interna de una unidad administrativa.
La creación de esta tarea puede ser originada como respuesta a un aviso que ha llegado a la unidad administrativa o por trabajos internos de dicha unidad. Cada una de estas tareas debe englobarse en uno de los tipos de tareas que tiene asignados la unidad y la responsabilidad de su realización recaerá sobre uno de los departamentos en los que se divide la unidad.
Cada tarea pasa por cuatro fases, la de creación, “Sin cursar”; la aceptación de llevarla a cabo por uno de los departamentos, “Cursado”; la realización de dicha tarea, “En proceso” y la fase en la que se da por finalizada, “Hecho”.
La tramitación de una tarea comienza cuando una persona de la unidad (creador de la tarea), crea una nueva tarea para una demanda, catalogándola dentro de un tipo de tarea, y se la asigna a uno de los departamentos internos (sin cursar).
Una persona de dicho departamento se responsabilizará de la tarea (Responsable), con el fin de poner los medios que estén a su alcance para la alcanzar la realización del mismo (cursado).
Ahora, la persona responsable se hará cargo de la realización de la tarea hasta su finalización, indicando los pasos y el tiempo invertido en ellos (en proceso).
Una vez finalizados todos los pasos que se crean convenientes para la realización la tarea, ésta se da por finalizada (hecho).
Personas implicadas
Creador. Persona que genera una tarea en respuesta a una demanda que surge en la unidad administrativa a la que pertenece. Toma decisiones sobre que departamento debe responsabilizarse de la tarea.
Responsable. Persona que se responsabiliza de la realización de las diferentes acciones necesarias para dar una tarea por concluida. Toma decisiones sobre responsabilizarse del proceso de realización de la tarea y su finalización.
Visibilidad de una tarea
Las tareas de cada unidad administrativa sólo son visibles a las personas que pertenecen a dicha unidad.