Revisión y supervisión de documentos
Qué es una revisión
Se entiende como revisión a la petición realizada a otro usuario para que realice algún tipo de labor sobre un documento que no le pertenece. Este proceso implica que el usuario solicitante debe dar por válida la labor realizada por el otro.
Por lo tanto en el proceso de revisión de documentos existen varias personas implicadas: la persona autora del documento que solicita la revisión; la persona que acepta realizar la revisión, “Revisor”; y la persona que puede dar la validación final del documento, “Supervisor”.
La petición de revisión comienza cuando el autor de un documento indica que uno o varios roles, ya sean individuales o colectivos, deben ser notificados para realizar alguna tarea en el documento, como puede ser una firma, traducir texto, dar el visto bueno, etc. Estos documentos aparecerán en la sección de “Documentos pendientes” a la espera de que un usuario se haga cargo de ellos.
Los usuarios que tengan alguno de los roles indicados por el supervisor en el historial de revisiones verán los documentos en su sección de “Documentos pendientes” para que puedan acceder y realizar la labor solicitada. La persona que se haga cargo de la revisión se convertirá en el revisor del mismo.
Una vez que el revisor ha finalizado su trabajo, en caso de existir un usuario supervisor, este será notificado para que emita un resultado sobre la labor realizada. En caso de un resultado positivo (“Aceptado”), la revisión del documento se da por finalizada. En caso negativo (“Rechazado”), el supervisor volverá a mandar el documento a revisar.
Por ejemplo, si el documento debía ser firmado por un par de roles, en cuanto los dos realicen su trabajo el supervisor deberá asegurarse de que las dos firmas existan en el documento para poder dar por concluía la revisión marcando el resultado como “Aceptado”.
Personas implicadas
Autor. Usuario creador del documento y quien asigna las tareas de revisión y/o supervisión.
Revisor. Persona que se responsabiliza de realizar alguna tarea sobre el documento, tal y como lo ha solicitado el autor.
Supervisor. Usuario que que valorará si la labor realizada por el revisor es aceptada o no.
Visibilidad de una revisión
Al supervisor: hasta que no emita un resultado positivo para dar por finalizada la revisión ésta le aparecerá en documentos pendientes con sus cambios de estado pertinentes.
Al revisor: mientras no dé por finalizada su labor de revisión indicando una fecha le aparecerá en “Documento pendientes”.
Roles indicados en el historial de revisiones: todos los usuarios que tengan el mismo rol serán notificados de la revisión pendiente mediante “Documentos pendientes” y podrán consultar el documento pero sólo uno de ellos (el revisor) puede responsabilizarse de la tarea. En cuanto la revisión se dé por realizada dejarán de tener acceso al documento desde su panel.
El administrador: sólo el administrador tiene acceso a todos los documentos generados.
Evolución de las revisiones
Cuando se genere un nuevo documento de trámite en Munigex en base a una plantilla, es posible que de forma predefinida vengan ya marcados los revisores y supervisores que debe tener ese documento. Sin embargo, el creador del documento pueda que no quiera que comience ese ciclo de revisiones/supervisiones de forma inmediata. Puede que necesite más tiempo para completar el documento antes de comenzar su revisión. Para ello existe una casilla “Estado” en cada documento de trámite con tres posibles valores:
En creación El documento está en elaboración y nunca se muestra en la Web y no se muestra en “Asuntos pendientes” a los revisores.
En revisión El documento puede ser revisado supervisado por quien deba. En este estado el documento no se ha dado por concluido aun y no aparecerá visible en la sede electrónica pero sí el aparecerá en “Asuntos pendientes” a los revisores y supervisores correspondientes
Hecho El documento se ha dado por terminado y podrá ser visible en la sede electrónica si también estuviera marcado como “Público”. Esto no impide que el documento pueda seguir teniendo revisiones pendientes.
Todos los documentos son creados en estado “En creación” y es el usuario creador el que debe pasar de forma manual al siguiente estado. Para que no se le olvide, todos sus documentos en estado “En creación” aparecen en su ficha de asuntos pendientes con el texto de la descripción en un color marrón claro.
Si el trámite al que pertenece el documento se da por finalizado entonces todos sus documentos en estado “En creación” dejan de visualizarse también en los asuntos pendientes del “Usuario”. Normalmente esta puesta de finalización no será posible si hay revisiones pendientes.